Seuraavassa muutamia ohjeita, joiden noudattamista olen kokenut tärkeäksi, toivottavasti niistä on apua. Osa neuvoista on varmaan sinulle tuttuja, mutta niiden kertaus ei ole varmaankaan pahasta.
Sähköpostiosoitteet
Anna yhdistykselle vain yksi sähköpostiosoite. Osoitteen pitää olla sellainen, johon tulevaa postia pystyt seuraamaan aktiivisimmin ja johon pystyt vastaamaan nopeimmin.
Voinko käyttää työpaikkani sähköpostiosoitetta? Totta kai. Työnantaja ei saa lukea postiasi, se kuuluu sinulle. Tärkeintä on käyttää sitä osoitetta, johon saapuvaa postia pystyt parhaiten seuraamaan ja nopeimmin vastaamaan.
Sähköpostikansio
Perusta yhdistyksen jäseniltä tulevalle postille oma kansio, johon kaikki viestit tulevat. Katso sähköpostiohjelman ohjeista, miten uusi kansio perustetaan ja miten tuleva posti siihen saadaan poimittua. Jos toimit useissa yhdistyksissä tai yhteisöissä, perusta oma kansio jokaiselle.
Tarkkaile kuitenkin aina ohjelmasi pääkansiota, jos sinne on saapunut yhteisöpostia. Jos yhdistyksen postia on eksynyt muihin kansioihin, siirrä ne omaan lokeroonsa. Jotkut tarkkailevat myös roskapostikansiotaan, koska roskapostin riesa on se, että suodatus tekee koko sähköpostiviestinnän epävarmaksi.
Vastaaminen
Voit vastata postiin kahdella tavalla: joko ”Vastaa” tai ”Vastaa kaikille”. Jos sama kirje tulee useille yhdistyksen jäsenille, esimerkiksi työryhmälle tai hallitukselle, on parasta käyttää ”Vastaa kaikille” vaihtoehtoa. Voit tarkistaa asian sähköpostiohjelman ”Aihe” –tiedoista, jossa on lueteltu myös niiden henkilöiden osoitteet, joille viesti on lähetetty.
Jos joku yhdistyksen tai ryhmän jäsen lähettää viestin vain sinulle, kyse on yksityisestä kirjeestä, joka on vähän erilainen viesti kuin ryhmäjakelussa välitetty viesti. Yksityisviesti kuuluu kirjesalaisuuden piiriin, vaikka se on ihan samanlainen kuin ryhmäjakelukin.
Selvyyden vuoksi tai siksi, että vastaanottajien ei tarvitse tarkistaa, onko kyseessä yksityis- vai ryhmäviesti, on hyvä mainita asia jo kirjeen alussa, esimerkiksi: ”Hyvät silta-hankkeen suunnittelijat” tai ”Hei XX:n johtokunnan jäsenet” tai muuta sellaista. Sama asiahan ilmaistaan byrokratioissa aina kirjeen alussa olevalla maininnalla ”jakelu:”.
Jos mahdollista, vastaa viesteihin mahdollisimman nopeasti. Jos kaikilta ei vastausta erikseen pyydetä, älä vastaa jos sinulla ei ole mitään sanottavaa asiaan.
On loukkaavaa:
- kirjoittaa kirjeen saavan henkilön nimi pienellä kirjaimella
- olla vastaamatta kirjeeseen, johon erityisesti pyydetään vastausta
Lähettäminen
Sähköpostiviesteihin pätee sama asia kuin muuhunkin viestintään: ei riitä, että lähettää viestin, lähettäjän on varmistettava että se menee perille. Jos palvelin ei toimi tai jotain muuta häiriötä viestin välittämisessä on, siitä tulee tavallisesti ilmoitus sinulle.
On varsin tavallista, lähettäjä unohtaa lähettää liitteen, vaikka mainitseekin tekstissä niiden lähettämisestä. Tarkasta siis, onko viesti lähtenyt liitteen kanssa.
On kohteliasta mainita, millä ohjelmalla liite on tehty tai mikä tiedostoformaatti on kyseessä. Esim. ”Lähetän tässä Word-liitteen...” tai ”Tässä pdf-liite...” tai ”Mukana seuraa jpg-kuva...”. Jos liitetiedosto on suuri, se luultavasti palautetaan sinulle, ja sinun pitää pakata liite. On myös kohtelaista mainita, jos liitetiedosto on suurikokoinen (esim. satoja sivuja oleva pdf-tiedosto tai iso kuvatiedosto).
Luottamuksellisuus ja päätöksenteko
Yhdistyksen sähköpostiviestit koskevat usein asioita, joita suunnitellaan. Ne eivät siis ole vielä yhteisesti päätettyjä asioita, joten ryhmäjakelunakaan tulleiden kirjeiden asioita ei kannata lähettää yhteisön ulkopuolisille eteenpäin.
Olisi suositeltavaa, että sähköpostia käytettäisiin vain päätösten valmisteluun ja asioiden suunniteluun. Itse päätöksenteko olisi parasta tehdä kokouksissa ”face-to-face” tilanteissa.
Jos kiireellinen tilanne niin vaatii, asiasta voidaan esimerkiksi keskustelun jälkeen äänestää sähköposteissa, mutta päätös on aina vahvistettava kokouksessa, jossa todetaan päätöksentekoprosessi ja joka kirjataan pöytäkirjaan. Puheenjohtajan tai sihteerin on kuitenkin varmistettava, että kaikki ne, jotka on nimetty esim. yhdistyksen johtokuntaan, saavat myös asiaa koskevat viestit ja mahdollisuuden osallistua. Jos asia käsitellään sähköpostin kautta, esimerkiksi enemmistöpäätös ei saisi vahvistaa, jos kaikki eivät ole olleet mukana päättämässä. Sähköpostia ei saa käyttää junttausvälineenä.
Tulevaisuus
Tulevaisuus tuo varmaan mukanaan yhdistystoiminnalle omat sähköpostiohjelmat. Esimerkiksi reaaliaikainen verkkokeskustelu eli chat saattaa olla hyvä vaihtoehto joissain tapauksissa, vaikka eräs yhdistystoiminnan tarkoitus lienee myös reaalihenkilöiden tapaaminen.
Olen odotellut jo jonkin aikaa WikiWiki tyyppisen tekstinkäsittelyohjelman tai editorin ilmestymistä yhdistystoiminnan tarkoituksiin, mutta ainakaan minula ei vielä kokemusta sellaisesta ole. Wikieditorit ovat vähän samanlaisista tekstin yhteiskirjoittamisesta kuin Wikipediassa, mutta yksinkertaisempia ja vain rajatulle piirille, esim. yhdistyksen johtokunnalle tarkoitettuja ohjelmia. Ohjelmaan voivat kirjoittaa valitut henkilöt ja kaikki muutokset, muokkaukset, lisäykset ja poistot kirjautuvat ohjelman avulla.
Olisihan tällainen mainio apuväline esim. vuosikertomusten, lausuntojen, suunnitelmien ynnä muiden asiakirjojen yhteiskirjoittamiseen.
Herättikö tämä juttu ajatuksia? Onko sinulla uusia ideoita aiheesta sähköposti ja yhdistystoiminta?
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti